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亲和图也称KJ法,是新的质量控制的七大手法之一。该方法是将问题的相关事实、意见或者设想之类的定性资料收集起来,并利用其内在的相互关系进行合并归类制作成图表,从而使得混论的信息变得有序,让人们更容易找出问题解决的方法。

亲和图是一种可视化的工具,其核心是头脑风暴法,根据结果倒推找原因,在组织头脑风暴会议中收集信息非常有帮助。使用亲和图,你可以根据不同信息的关系,将每个人的想法分类至不同的组或者类别中。

1. 绘制亲和图前的准备工作

绘制亲和图非常简单,在这之前你需要做一些准备的工作,以使你绘制出来的亲和图尽可能有效:

  • 邀请多元化的团队成员

要在头脑风暴中获得最佳的创意,你需要有不同的心态、观点和个性。可以尝试邀请其他部门或者不同级别的人,也可以邀请一些与手头问题完全无关的人,他们会可能会提出一些其他人意想不到的建议。

博思在线协作白板中,你可以随时邀请其他的团队成员加入你的头脑风暴会议,只需按一下分享链接按钮,其他人员点击链接就可以轻松进入你的会议。

  • 确定一名主持人

在使用博思在线协作白板创建头脑风暴图表之前,你需要寻找一个好的引导者,即脑暴会议主持人。主持人需要帮助参会者表达他们的想法,将头脑风暴的见解转化为行动项目,并且在必要时能作出对话引导。

  • 准备好会议用品和空间

要集思广益并最终创建你的亲和图,你需要找一个安静的空间,让你和你的团队可以不受干扰地进行协作,使用博思在线协作白板可以让你的参会人员可以同步加入协作。

2. 绘制亲和图的步骤

接下来,你就可以卷起袖子,集思广益,使用亲和图为你的问题或想法创造秩序,步骤如下:

Step1打开博思在线协作白板

在模板中选择“头脑风暴”,选择一个适合你的模板,开启会议。

打开博思在线协作白板

Step2:开启头脑风暴会议

在选择完成模板后,首先,在博思在线协作白板的团队脑暴模板的左侧记录下你要解决的问题或者你要回答的问题,然后在便签上记录下来。

接下来,你和你的团队就可以围绕这个问题开启发散思维的讨论,使用便签记录每个人的想法。头脑风暴会议的关键是尽可能多的从每个人那里获得更多的想法并记在便签上,这将为解决问题提供大量的信息。

头脑风暴会议

Step3:对想法进行分类

讨论完成后,你会发现在步骤1中收获一堆乱七八糟的的意见,这个时候就需要你把它们组织成共同的主题了。

首先把一张便签复制粘贴出来至底部,如"产品交付时间预计不准"的问题有一张便签记录为“人员疲劳”,那么就把它复制出来成为你的第一类。

接下来,查看另一张便签,并问自己或者你的团队它是否与第一个属于同一组?如“新人没经验”、“人员没有培训”、“灯光昏暗”等是否属于与“人员疲劳”为同一组?如果不是,请创建另一个组。例如上面三个因素中“灯光昏暗”就不是与人员因素为同一组的,那么就把它放到另一组中。接下来,你要继续该过程,评估每个便签以将其添加到现有组或创建一个全新的组中。

一切都分类完后,你就能获得数个甚至数十个的相关组。这时你可以根据它们的共同主题给他们进行命名,如下图中“灯光昏暗”、“物资摆放混乱”、“产品对人体有害”和“工作场所温度高”这一组便签展示的是环境导致的低效,因此把这几个便签归类命名至环境因素,并把命名添加至便签顶部方便你随时查阅。如此类推,你就能得出各种不同的影响因素,以便于后续分类解决。

亲和图应用案例

亲和图应用案例

Step4:采取行动

掌握了共同主题后,你和你的团队可以就这些主题找出目标解决的优先次序。建议可以把更容易解决的问题放在首位,也可以把最紧急的问题放在首位。如下图中人员因素和环境因素是目前最紧急需要解决的问题,就可以就针对这两个问题提出解决的方案,记录下来。

解决方案想好后,你还需要想清楚未来这个计划是如何落地的,如”加强员工培训“由谁负责?把这些简单的工作计划填充至图表中,方面你们可以随时查阅!

采取行动

综上所述,亲和图能够为你和团队的想法带来秩序,它易于理解并且易于实施。在博思在线协作白板中绘制亲和图,这里不仅有丰富的头脑风暴模板,而且它还可以多人在线协作,你完全不用担心来不及记录而错过某些好的想法。

在线协作白板

更重要的是博思在线协作白板还提供了各种便签和表情、符号,你可以根据你的需要插入图片以作动态展示。那么,你还不快来试试?