限时开放企业版试用,开通企业专属空间,支持权限管理等多种企业协作及管理能力创建企业
logo

周例会,相信每个人都经历过。很多人认为周例会没有存在的必要,每次周例会上都是领导在侃侃而谈,起不到作用。那说明这些周例会是“失败”的,公司领导失去了一个提升员工工作效率的好机会。本篇文章BoardMix博思在线白板将分享5个高效召开周例会的技巧,带你一起梳理打开周例会的正确方式,让你的周例会效率、成果分分钟翻倍!

1. 明确会议目的

任何周例会都必须要有一个目的,这个目的应该是明确的。周例会需要根据最新工作的重点跟进、改进、发现问题并改进等方面展开,以实现月度和年度目标。总之,周例会的目的应该非常明确,不是为了开会而开会,而是为了实现目标和解决实际问题。

会议模板

2. 确定周例会议程

会议有议程,定期会议都有相对固定的议程。对于周例会来说,有一个三段论的会议议程:

  • 上周工作成果与工作计划的实现情况;

  • 工作过程中表现好的方面、存在的问题,以及需要改进的地方;

  • 下周新的工作计划和目标,以及相关负责人。

在确定周例会议程这个环节,建议可以制定一个周计划表。很多大企业都是通过周计划表,清晰呈现每位成员的工作情况及工作计划,能让领导迅速全面了解项目推进情况。

周计划模板

周计划模板

推荐使用BoardMix博思在线白板快速绘制周计划表,内置的周计划模板可一键免费套用,无需从0开始,非常方便快捷!同时,BoardMix博思在线白板还支持多人协同办公,支持接入多个主流的音视频会议平台,包含腾讯会议、飞书会议、钉钉会议、ZOOM、瞩目等,可以一边操作,一边实时语音/视频沟通,及时获取团队成员的反馈,远程线上办公也毫无压力!

音视频会议平台

3. 固定周例会时间

周会时间需要相对固定,例如在一周的某个时间段内,会议时间控制在1小时,超过1.5小时的会议大多是浪费时间。如果会议内容太多,一个小时不够怎么办?那就建议把无关的内容整理到专题会议中去开,周例会只按固定的流程召开就可以了!

4. 周例会内容围绕会议目的展开

周会议内容应以目标为导向,围绕会议目的,即要解决的问题来展开。除了按照周例会计划表以外,还可以额外讨论一到两个重点的问题,但是切忌各部门汇报具体的、琐碎的工作内容,讲述他们的日常工作,这是浪费时间的表现。更细致的工作内容汇报由各部门、小组会后再召开小组会议来讨论即可。

5. 跟踪周例会计划落地情况

周会议的结果不仅仅是一份简单的会议记录,还要包括如何实施会议上制定的行动计划,确保讨论的一切内容都要落地,否则会议的成果为零。发现问题只能为进一步改进问题奠定基础,可以把下周亟待解决的问题放在BoardMix博思在线白板中的周计划上第一部分会议议题上,以便下次周会时先讨论未解决的重点事项。

周例会会议模板

周例会会议模板

综上所述,以上是召开周例会时需要遵循的5个基本原则,如果能完全按照以上5个原则召开周例会,学会使用BoardMix博思在线白板做好周计划,所有工作都将得到不断改进和提升,所有的难题也必将迎刃而解!赶快打开BoardMix博思在线白板开始绘制周会会议表吧!