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线下办公、组织会议的时候,常常会用到便签来记录工作日程、工作想法,便签往往会被张贴在办公室最显眼的地方。但是现如今由于疫情的影响以及互联网技术的发展,办公环境被迁移到了线上,那我们又该如何使用在线便签来解决工作中的问题呢?

Miro作为一款功能强大的白板软件,它的便签功能也非常好用,不过miro是海外版软件,对于国内用户来说到底还是不那么方便,BoardMix在线白板正是一款国产版的“miro",能够提供跟miro一样强大的在线便签功能,本文将通过BoardMix来分享如何使用类似miro的便签功能去解决团队工作中的实际问题

1. 定义问题

首先,在开始便签工作法之前,团队成员应当对本次需要解决的问题进行定义。问题的定义要符合简洁、清楚、直接的标准,不要泛泛而谈,一定要将问题进行聚焦。此外还需要注意,即便是线上开会办公,也需要将所定义的问题展示在所有与会人员的面前,不仅是解决问题接下来的一切工作都需要在团队成员可共享、可协作的办公环境下进行。

在这里强烈向大家推荐BoardMix在线白板,使用这款白板可以实现多人在线共享、在线协作,团队成员可以在线编辑同一份便签文件,非常适合团队协同办公

定义问题

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2. 划分工作区域

面对一张空白的白板往往不知道从何下手、一头雾水,这个时候BoardMix在线白板中的便签工具便可以发挥作用了。

在会议中,主持人可以提前使用白板中的工作便签、图标以及文本工具将空白白板分割为几个工作区域,有助于帮助团队在开会过程中理清思路。

(1)帮助区在这一部分中写明本次会议所需要完成的目标、需要遵守的会议规则并且给予与会人员相关的创意刺激。主持人将这一部分放在最左侧,用灰色阴影部分表示。

(2)个人工作区白板的中间部分,与会人员可以用来记录他们的想法。在这一部分用绿色文本框将其分割为几个部分,分别供不同的人员使用。

(3)最佳想法区最右侧可以用黄色文本框来设置,用来记录从成员个人想法中所抽离出来的最棒的ideas。

到此,整块白板被分割成了不同的工作区域,可以邀请人员参加会议了!

划分工作区域

3. 邀请与会人员并解释规则

平常团队主持人可能需要微信或者短信联系相关与会人员参加,但是使用BoardMix白板操作起来更加简单、方便,主持人可以直接向与会人员分享白板的链接,邀请他们加入其中。

(1)在邀请人员加入后,主持人需要向参与人员解释应当如何参加本次会议以及在参会过程中需要注意的问题。

(2)详细解释本次会议需要解决的问题,阐述想要达到的问题目标;

(3)向大家介绍在本次会议中使用在线便签来进行分类讨论,记录想法

(4)不同的便签代表不同的意思,例如蓝色便签表示事实;黄色便签表示意见;粉色便签代表对问题的假设;

(5)每一个便签上只能写一个想法。

4. 成员写下想法

在成员进入会议,主持人向成员们解释了本次会议需要遵守的规则后,就进入到了本次会议最重要的部分,这一部分有些类似于团队头脑风暴。

主持人给予团队每个成员10-15分钟的思考时间(具体时间需要根据具体会议情况由主持人自行进行判定),在规定的时间段内,团队成员根据个人对问题的理解集思广益、发散思维,在白板绿色区域内写下自己的想法。团队成员的想法不需要过度明确与清晰,不要限制自己的想法,只需要尽情发散思维即可。

需要说明的是在这一部分一开始,团队成员不应该将个人想法立刻张贴在白板绿色区域内进行共享,而是可以先将想法隐藏,否则将会影响到其他成员的思维发散。在规定时间结束后,成员需要立刻将想法发布在绿色区域内,方便团队成员浏览观看以及接下来的团队讨论工作。

在这一部分,团队成员可以按照会议规则使用不同颜色的便签对书写内容进行区分,方便团队其他成员的理解。

成员写下想法

5. 发表想法

随后,主持人邀请团队成员每人轮流发布并且阐释一个他们所认为的最具有价值的想法,然后将这个最有价值的想法张贴在黄色公共区域中。

如果某位成员在发布想法过程中,其他成员又这一想法联想到其他方面,那该成员可以将这一想法记录在便签中,然后张贴在个人工作区域中。当所有人将想法发布结束后,该成员可以将这一想法作为补充,向大家阐释。

随后,主持人可以组织众人进行讨论与投票,选出其中最具有价值、众人一致认可的几个想法,进行进一步的细化与分析,最终产出合理方式来解决本次会议的目标问题。

以上便是本文为大家分享如何在BoardMix白板中使用在线便签进行一场高质量的线上讨论会,miro便签也是一样的操作,相信大家也发现了在讨论会中除了使用便签法外,还用了头脑风暴法,在BoardMix中可以找到各类头脑风暴模板以及除便签外的各类创意工具,支持用户自由改变样式、颜色和连接关系,打造可视化团队工作板,现在马上试试吧!

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