如何编写SOP，提高工作效率

一套标准化的规则以及操作流程是每一个组织都需要的，这有助于组织在日常繁忙的工作中保证运营的高质量以及一致性。因此，每个公司都建立了属于自己的SOP。本篇文章BoardMix博思在线白板将带大家了解如何制作一张通俗易懂的工作流程SOP，从而让工作更加标准化，提升工作效率。

1. 什么是SOP

SOP（Standard Operation Procedure）是一套在组织中准确执行重要的、常规的或重复的活动或流程的书面指南。每个公司都有其特定的SOP，可以帮助公司维护质量保证和控制质量流程。需要注意的是，SOP是对一个过程而不是对结果的描述，从企业整体来看，SOP不只是单个的，而是一个整体和体系。

SOP的适用范围十分广泛，从作业手册、机器生产再到公司项目关键流程制定，都可以使用SOP，因为这有助于：

• 确保产品和服务的安全和质量；

• 消除不同员工在不同工作地点或工厂进行任务的程序与流程差异，从而确保流程一致性；

• 实现对工作流程的控制，进而获得改进机会；

• 作为培训和入职新员工的良好基础。

2. SOP的4种格式

• 清单形式

可以使用BoardMix博思在线白板中的待办事项清单，列出要执行的不同任务，这种形式比较适合不需要进行详细说明的小型团队或者个人。

待办事项清单

• 表格形式

这种呈现方式简单易懂，规则对应清晰。

• 流程图形式

这种格式有助于简化复杂的程序步骤，强调了每一个操作步骤具体是怎样连接的，有助于清楚概述操作流程，该格式非常适合在BoardMix博思在线白板进行实际操作。

• 文档形式

即文字+图片的形式。使用这种形式编写工作SOP时，首先要统一好字体、段落格式；其次还可以插入相应图片，从而更加清楚直观了解操作流程。

3. 编写SOP的步骤

在了解了工作流程SOP的含义以及类型之后，接下来本文要分享的便是如何在BoardMix博思在线白板编写工作流程SOP。

下图是在BoardMix博思在线白板绘制的“编写工作流程SOP的步骤”流程图：

步骤1：确定程序

首先要确定编写的流程、活动或工作流。这就需要编写者了解他们日常需要执行的步骤，并将所获取的信息做成列表形式。

步骤2：确定目标

接下来，编写者要确定进行工作SOP的目标，确定了工作SOP的目标有助于编写者更好的构建它。

步骤3：选择形式

工作SOP有多种格式，编写者根据实际需要选择其中一种，从而满足不同的业务需要和流程需要。

例如，现如今医美领域是一个火热的行业，根据医美行业的工作人员采访可知，这个行业在寻找客源时也有属于自己独特的SOP流程，接下来将采用流程图形式绘制医美客服与顾客之间的对话SOP。

从上述工作流程SOP中可以看出，医美行业聊天有一套固定模式，不仅如此还拥有相似的话术模板，此种情况不仅限于医美行业，在诸多行业都是如此。

步骤4：确定创建者和利益相关人

在为多任务流程编写工作流程SOP时，需要确定参与编写的人员，其中可以利用多个相关人员的经验，从而使整个工作流程SOP流程显得更加专业与流畅。无论是主题专家还是内部参与人员，他们所必须具备的特点就是对整个流程有着清楚、深入的了解。

步骤5：确定受众

即明确谁会使用这份工作流程SOP，受众可能是没有任何经验的新员工，也有可能是已经从事过多次流程的老员工，因而了解受众需求有助于帮助编写者更好地安排SOP的详细程度。

步骤6：创建SOP大纲

即明确SOP的几大要素，分别是标题页（包含有相关SOP信息，如名称、创建日期、创建者等）、目录（可以帮助受众更快、更轻松浏览文档）、准备信息、选择方法和程序、质量控制与保证以及参考资料和词汇表（即在这部分列出整篇文档中所引用的外部资源，详细解释SOP中所引用的术语）。

步骤7：审查SOP

工作流程SOP需要保持更新，因为程序有可能会发生变化。按照一般规则，每隔1-2年就应当重新审阅和检查SOP，以确保SOP与所执行的任务是相关的。

以上，便是编写一份工作SOP的全部步骤，相信大家已经有所了解，接下来可以打开BoardMix博思在线白板官网，根据上述步骤编写SOP。

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